Eron Fernandes

O eSocial é um projeto do Governo Federal que visa unificar o envio das informações trabalhistas das empresas em relação aos seus empregados, sócios e autônomos.

Por meio desse sistema, os empregadores passaram a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

A obrigatoriedade de utilização do eSocial começou em janeiro de 2018 para as empresas que faturaram acima de 78 milhões em 2016 e de forma gradual para as demais empresas.

Em 2017, há menos de dois meses da implantação do eSocial, pesquisas apontaram que as empresas ainda não estavam, de fato preparadas para atender ao sistema que trás consigo diversos eventos e tabelas e um número infindável de informações.

Problemas de inconsistência cadastral, como divergências no nome, PIS ou CPF dos funcionários, compatibilidade do cargo com CBO, a falta de preenchimento de dados cadastrais como endereço, estado civil, escolaridade, etc. e a adequação do software de folha estavam entre os problemas mais comuns durante o processo de preparação para implantação do eSocial.

Passados dois anos desde sua implantação, ainda encontramos muitas empresas que não adequaram suas rotinas a esse novo sistema.

Então listamos a seguir, algumas rotinas que são alteradas pelo eSocial nas empresas.

O eSocial vai gradativamente substituir o envio de diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias e para que isso ocorra novas informações passarão a ser exigidas e sob diversos prazos dentro do mês. 

As mudanças mais relevantes estão ligadas aos seguintes eventos:

1. Admissão: para admitir um novo funcionário a empresa deve enviar o evento de admissão no máximo até o dia imediatamente anterior à data de admissão;
2. Cadastramento inicial dos trabalhadores: funcionários com inconsistência cadastral no CPF não serão transmitidos ao ambiente do eSocial, ocasionando multa por empregado enviado fora do prazo;
3. Atestados de Saúde Ocupacional: Os ASO’s deverão ser enviados por meio de evento específico de “monitoramento da saúde do trabalhador” e deve estar de acordo com os parâmetros do PPRA;
4. Saúde e Segurança do Trabalho: Existem tabelas específicas para cadastro dos ambientes de trabalho dos funcionários, sejam eles dentro da própria empresa ou na dependência de terceiros;
5. Atestados, afastamentos, alterações contratuais e cadastrais: Qualquer alteração cadastral ou contratual dos empregados deve ser transmitida dentro do mês e antes do envio do evento da folha de pagamento mensal;
6. Excesso de horas extras, banco de horas, turnos de trabalho: São informações transmitidas mensalmente dentro do evento da folha mensal e imediatamente disponíveis ao fisco;
7. Fechamento da folha: Após o envio dos eventos de folha (funcionários, sócios e autônomos) o fechamento deve ser realizado pelo CNPJ da matriz e somente após o retorno do protocolo de entrega é possível emitir as guias e impostos para pagamento. A necessidade de reabertura da folha pode acarretar multas por atraso na entrega.

Penalidades

O envio fora do prazo incorrerá em multa, sendo seu valor definido de acordo com a natureza do evento. Os valores podem variar de um salário mínimo a 3% do faturamento da empresa.

Por todos esses motivos é fundamental o envolvimento da direção da empresa, gestores, tecnologia da informação e Recursos Humanos. 

Muitas vezes, o principal desafio está na mudança da cultura organizacional, uma vez que o eSocial traz novas formas de exigência e controle do fisco na rotina da empresa.